Van klantvragen naar een gedragen CO₂- en rapporteringsbasis

Anticiperen op toenemende informatievragen

MLS merkte dat CO₂-data en duurzaamheidsinformatie steeds relevanter werden in gesprekken met klanten. De organisatie wilde daarop voorbereid zijn met een samenhangende informatiebasis, in plaats van gegevens pas te verzamelen wanneer een afzonderlijke vraag zich voordeed.

Daarvoor moest informatie uit verschillende delen van de organisatie worden samengebracht. Als leverancier van meer dan alleen verbruiksgoederen heeft MLS bovendien te maken met uiteenlopende materiaalstromen, apparatuur, logistieke activiteiten en diensten. Een belangrijk deel van de klimaatimpact ontstaat dan ook buiten de eigen gebouwen en voertuigen, binnen de bredere waardeketen.

Meer zicht op die impact helpt om alternatieven beter te beoordelen en duurzaamheidscriteria mee te nemen in aankoop-, assortiments- en operationele beslissingen. De centrale vraag was daarom hoe MLS relevante data systematisch kon verzamelen en bruikbaar kon maken voor zowel klantvragen als interne keuzes.

Hoewel MLS niet verplicht is om volgens de CSRD te rapporteren, wilde de organisatie niet wachten tot informatievragen dwingender werden. De ambitie was om een proportionele rapporteringsbasis op te bouwen die voor meerdere toepassingen inzetbaar is.

De commerciële nood: voorbereid antwoorden op vragen uit verschillende markten

MLS bedient klanten in de gezondheidszorg, het onderzoek en onderwijs, de voedings- en petrochemische sector en de distributiemarkt. In die verschillende contexten worden betrouwbaarheid, productkwaliteit en een veilige toepassing van laboratorium- en medische materialen verwacht. Transparantie over milieu-impact en andere duurzaamheidsthema’s wordt steeds vaker onderdeel van dat bredere verwachtingspatroon.

Door daar proactief op in te spelen, kan MLS klantvragen consistenter beantwoorden en vermijden dat voor elke informatievraag opnieuw gegevens moeten worden verzameld. Dezelfde basis ondersteunt bovendien rapportering en interne besluitvorming.

Zo groeit duurzaamheidsinformatie uit tot een bruikbaar onderdeel van de bedrijfsvoering: niet als reactie op één concrete vraag, maar als voorbereiding op veranderende verwachtingen in verschillende markten.

CO₂-data en rapportering samen opbouwen

De onderzoeksvraag afbakenen

The Ecological Entrepreneur vertaalde de informatiebehoeften van MLS naar een samenhangende aanpak. De begeleiding combineerde een CO₂-analyse met een VSME-traject. Zo werden klimaatdata niet als een losstaand resultaat behandeld, maar opgenomen in een bredere rapporteringsbasis.

Die combinatie hielp MLS om niet alleen de eigen uitstoot in kaart te brengen, maar ook andere relevante duurzaamheidsinformatie systematisch te verzamelen. Daardoor werd de informatie bruikbaar voor verschillende interne en externe vragen.

Kennis uit de organisatie samenbrengen

Voor de dataverzameling en gezamenlijke werksessies werden tien medewerkers betrokken. Die brede deelname was belangrijk omdat de benodigde informatie verspreid zat over verschillende activiteiten en verantwoordelijkheden.

Medewerkers kregen ruimte om gegevens aan te leveren, aannames te bespreken en mee na te denken over mogelijke verbeteringen. Dat vergde de nodige coördinatie, maar zorgde er tegelijk voor dat het traject niet uitsluitend bij één verantwoordelijke terechtkwam.

Zo werd niet alleen informatie verzameld. Er ontstond ook een gedeeld begrip van de impact, de informatiebehoeften van klanten en de keuzes die MLS zelf kan beïnvloeden.

De uitstoot van activiteiten en materialen zichtbaar maken

De CO₂-analyse bracht de emissies uit de eigen activiteiten en de bredere waardeketen in kaart. Daarbij werd ook gekeken naar de uitstoot die samenhangt met de materialen en producten die MLS inkoopt en verdeelt.

Dat onderscheid is belangrijk. De eigen operationele uitstoot en de impact van ingekochte producten, transport en andere activiteiten in de waardeketen vragen om andere gegevens en andere beslissingen. Door die verschillende bronnen zichtbaar te maken, kan MLS gerichter bepalen waar actie, samenwerking met leveranciers of bijkomende dataverzameling het meest relevant is.

Een proportionele rapporteringsbasis ontwikkelen

Voor de bredere duurzaamheidsrapportering werd gekozen voor de VSME. Dit vrijwillige kader helpt niet-beursgenoteerde kmo’s om relevante duurzaamheidsinformatie op een gestructureerde en proportionele manier te rapporteren.

De verzamelde informatie vormt daardoor geen eenmalig antwoord op één klantvraag. Ze kan opnieuw worden gebruikt voor rapportering, toekomstige informatievragen en interne besluitvorming.

Van verspreide informatie naar een samenhangende aanpak

The Ecological Entrepreneur ondersteunde MLS bij:

• het vertalen van uiteenlopende informatiebehoeften naar een samenhangend CO₂- en rapporteringstraject;

• het afbakenen en begeleiden van de dataverzameling;

• het betrekken van tien medewerkers bij werksessies, gegevensverzameling en interne afstemming;

• het analyseren en duiden van de emissies uit de eigen activiteiten en de bredere waardeketen;

• het opbouwen van een VSME-rapportering;

• het verbinden van klimaatdata met bredere duurzaamheidsinformatie;

• het vertalen van de verzamelde informatie naar klantvragen en interne beslissingen.

De meerwaarde ligt daarmee niet alleen in de berekening of het rapport. MLS beschikt over een informatiebasis die bruikbaar is voor keuzes, klantvragen en veranderende verwachtingen in de waardeketen.

Klantvragen consistenter beantwoorden en gerichter beslissen

MLS beschikt over een meer gestructureerde basis om duurzaamheidsinformatie binnen de organisatie te verzamelen en te bespreken. De betrokkenheid van tien medewerkers verdeelde de dataverzameling over de aanwezige expertise en maakte het traject breder gedragen.

De analyse maakte zichtbaar dat het grootste deel van de klimaatimpact zich in de waardeketen bevindt. Dat is relevant voor een organisatie die een omvangrijk assortiment aan laboratoriumbenodigdheden, medische verbruiksgoederen en apparatuur inkoopt en verdeelt.

Daardoor ontstond een inhoudelijke basis om niet alleen naar de eigen bedrijfsvoering te kijken, maar ook materiaalkeuzes, leveranciersinformatie en logistieke activiteiten mee te nemen in toekomstige beslissingen. De analyse maakt bovendien duidelijk waar bijkomende data of samenwerking met andere partijen in de waardeketen nodig zijn.

De CO₂-data en VSME-rapportering zijn voor meerdere toepassingen inzetbaar. Ze ondersteunen niet alleen rapportering, maar ook antwoorden op klantvragen en interne gesprekken over prioriteiten.

De belangrijkste opbrengst is daarmee niet het rapport op zich, maar een steviger georganiseerde informatiebasis waarop MLS kan terugvallen wanneer nieuwe vragen ontstaan of beslissingen moeten worden genomen.